Fundargerð stjórnar

Stjórnarfundur 9. september 2021

Stjórnarfundur 9. september kl. 15.30
Mættir: Heiðdís, Hjördís, Eyrún og Uldis
Ritari Daði

Kallað var til stjórnarfundar til að fara yfir verklagsreglur um sölu á happdrætti á vegum Félags heyrnarlausra frá árinu 2016 og þær uppfærðar með tilliti til núverandi aðstæðna í þjóðfélaginu.
Formaður kynnir að markmið fundarins sé að upplýsa til stjórnarmanna um verklagsreglur tengdum happdrættissölu, markmið sölunnar og meta hvort hnýta þurfi betur við núverandi verklagsreglur.
Netfangið styrkur@deaf.is notað eins og það er gert í dag. Niðurstaða og álit stjórnar því tryggja þarf jafnræði meðal sölufólks og framkvæmdastjóri samþykki eða ákveðið texta og orðalag þeirra texta er notaðir eru í fjáröflun á vegum félagsins og hverjir hafi aðgang að pósthólfi.
Í umræðum um verklagsreglurnar voru helstu niðurstöður:
Verklagsreglurnar frá 2016 séu í góðum málum þar sem sala hefur verið stöðug, ekkert óvænt hefur komið upp á svo gera þurfi markverðar breytingar á vinnureglunum.
Ávallt verði litið á hagsmuni Félags heyrnarlausra umfram hagsmuni einstaklinga.
Með sölu til fyrirtækja er mikilvægt að líta á fyrirtækjasölu sem eitt póstsvæði sem einn söluaðili eða fleiri í samstarfshóp sinni slíkri sölu undir eftirliti framkvæmdastjóra.
Að netfangið styrkur@deaf.is verði notað við slíkar fjáraflanir gefur framkvæmdavaldi Félags heyrnarlausra vald og tæki til að taka yfir heimasíðuna ef þurfa þykir og er því mikilvægt að slíkt sé unnið í gegnum netföng á vegum félagsins.
Við fyrirspurn um magn sölumiða í sölu til fyrirtækja þá seljast um 800-1000 miðar á hverju tímabili til þeirra.
Stjórn telur ekki ástæðu til frekari breytinga á vinnureglum um happdrættissölu í ljósi þeirra upplýsinga og umræðna sem hafa farið fram.
Fundi lokið 17.50
Happdrættisala og fjáröflun Félags heyrnarlausra
Sölufólk:
Félagið auglýsir eftir sölufólki ef það vantar.
Allir hafa jafna möguleika á sölu happdrættis.
Félagið gerir kröfur til sölufólks um virkni í sölu og uppgjörs.
Með virkni í sölu og uppgjörs fær félagið yfirsýn yfir sölu og söluárangur hvers svæðis fyrir sig.
Nái félagið ekki að manna sölufólk og tryggja sér ásættanlegan söluárangur með innlendu sölufólki mun félagið auglýsa eftir sölufólki innan ESB.
Sala á landsbyggðinni:
Tryggja þarf traust sölufólk sem hafa markvissa reynslu til að tryggja ásættanlegan söluárangur.
Sölusvæði:
Sölufólk fær úthlutað póstnúmeri með sölusvæði og geta þeir selt jafnt til heimila og fyrirtækja innan póstnúmersins og á það við um heimsóknir í hús og fyrirtæki. Fari sölufólk yfir á svæði annarra getur það kallað á tafarlaust sölustopp hjá viðkomandi sölumanni.
Sölumaður til fyrirtækja skal ávallt úthluta netpóst í pósthólfi sem er í eigu og umsýslu félagsins. Skulu öll samskipti í gegnum pósthólfið varðveitt þar.
Uppgjör:
Við uppgjör útbýr sölumaður reikning fyrir andvirði happdrættissölunnar og mun uppgjör fara fram við afhendingu slíks reiknings. Félagið getur aðstoðað sölufólk í samstarfi við viðskiptabanka að skipta út íslenskum krónum í erlendan gjaldmiðil.
Vinnureglur vegna sölu:
Erlendir sölumenn er koma og starfa þurfa að tryggja sér gistingu hérlendis. Félag heyrnarlausra ábyrgist leigu á herbergjum eða íbúðum. Með þessu tryggir félagið að aðstaðan sé ásættanleg fyrir erlent sölufólk.
Greidd eru sölulaun skv. þeim reglum sem félagið hefur sett.
Allir sölumenn, íslenskir og erlendir skulu bera barmmerki Félags heyrnarlausra til staðfestingar.
Allir sölumenn undirriti skjal sem framkvæmdastjóri afhendir fyrir sölu þar sem þeir gera skuldbindingar til að tryggja gegnsæi og traust á happdrættissölu félagsins.
Félagið sendir út tilkynningu á heimasíðu félagsins þegar happdrættissala fer í gang.
Happdrættissölufólk skal framvísa sakavottorði frá sínu heimalandi.
Verklag þessar eru unnar í samstarfi við lögfræðing Félags heyrnarlausra, endurskoðanda, stjórn og framkvæmdastjóra Félags heyrnarlausra 12.júni 2016.
Endurskoðað 9.september 2021.